与团队的内容计划:为什么它是电子表格的替代方案

团队的内容计划

这是一个由Pauliina Rasi,内容策略师和传播顾问。

* * * * * * * * * * * *

内容和沟通计划最有效的工具是什么?这是一个大问题。询问这是我如何放弃电子表格,并成为基于日历的内容计划的粉丝。

我是内容计划的忠实拥护者,因为预先计划和扎实的例程是以一致的方式创建优质内容的秘密。

长期以来,我用于内容计划的首选解决方案是使用电子表格。它们使用非常易于使用,大多数人都熟悉它们。从集思广益到发布,可以将不同的选项卡用于该过程的不同阶段。它们不是完美的,但是与健壮的任务和项目管理工具相比,电子表格感觉像是简单流程的最佳选择。似乎没有可行的选择。

那就是,直到我了解团队电子表格的更好替代方案。我很快发现(至少)有六个原因可以放弃我的电子表格系统并过渡到基于日历的内容计划的团队。

1.进行一键更新并跟踪进度

虽然制定内容计划可以快速简便,但我们都知道这些计划往往会不断变化。

在电子表格上,进行简单的状态更新可能需要在多个单元格中更改数据。另一方面,团队允许我们遵循每个任务的进度和快速进行更改随着情况的发展。

是否需要将任务的状态从“执行”更改为“正在进行中”吗?只需从状态字段的下拉中选择它。

调整截止日期或出版日期?将其拖放到新日期,即使新日期相隔几个月。

分配职责?从子标准的下拉列表中选择。

所有这些都可以在几个简单的点击或拖放中完成,而不是在电子表格中来回滚动,并冒着忘记小细节的风险。

2.长期观点获得清晰度

我在团队第一天找到的另一个优势是,基于日历的内容计划可用的长期视图。它确实改变了一切。

虽然单个帖子和主题的详细信息易于在电子表格上跟踪,但要获得长期计划的概述并不是很简单。我的解决方案曾经是两位计划者:一位详细的计划者,可进行1-4周的观看次数,并可以长期展现。现在我能创建重复事件在我的日历上,用于运行多个月的项目,随着事情的进展而更新,并查看即将到来的几周和几个月的外观。

使用长期视图来监视事物的进展以及即将到来的几周和几个月的样子

我更喜欢的是有机会调整您自己的默认视图。对于内容和竞选计划,8或12周的观点通常是最持久的观点,它可以在更长的时间内进行战略性计划。

3.通过基于日历的内容计划查看复杂细节

多亏了不同的时间表和便捷性在长期和短期视图之间切换,团队使从战略概述更改为几秒钟的详细随访变得非常容易。

当然,电子表格也可以使这也能够使这也可以使您可以上下滚动,创建复杂的过滤器,然后在春季像青蛙一样从一个标签跳到另一个标签。但是,通常,详细的电子表格计划会导致重载的床单沉重且导航缓慢。

在团队世界中,我已经对问题进行了分类使用颜色编码的子循环区分不同的出版渠道和图标分开不同内容类型彼此。当缩放到8周或12周的视图时,一秒钟足以揭示所有通道,主题和内容类型是否很好地表示。放大议程视图使我能够确保所有详细信息都安全地存储在各个事件中。

4.计划具有自定义标签的不同内容

带有表情符号或图标的自定义活动字段对于计划各种内容非常有用。我可以在自定义字段中为不同的内容类型创建“标签”,例如博客文章,策划文章和引人入胜的内容 - 并为每个类别分配一个单独的图标。计划多样化的内容变得非常轻松有趣。

定义自定义字段中内容类型的标签

同样,与电子表格版本相比,进行更改和长期视图更有趣,更快,更容易。当我们意识到某些内容类型的代表性过高或代表性不足时,也会进行更改。

过滤的视图也毫不费力地分别检查每个频道的状态。

5.合作而不会在上下文中丢失信息

内容计划对于任何业务都有帮助,即使对于一人表演,内容策划也会有所帮助,但是当团队成长时,其重要性将被突出显示。在电子表格中,现代协作功能有很多不足之处。表格评论和问题很容易被忽视并很快丢失。问题仍然没有得到答复,因为通知被埋葬在日常信息流中。

Teamup在存储内容的同一事件中存储讨论,因此即使在几个月后或几年后可以轻松地进行审查和检索。新团队成员还可以从先前的讨论和反馈中学习,因为它可以将所有信息放在上下文中,并且易于访问。

6.入门真的很容易

我厌恶其他解决方案的主要原因之一是担心设置和定制系统以满足我团队的需求会花费太多时间。我担心每个人都会失去学习使用新系统的耐心和动力。

在许多复杂的项目管理应用程序中,确实如此。这些系统是如此的通用性,以至于将它们调整为您的特定需求需要时间和精力。

但是,团队可以免受这些问题的影响。它简单而轻巧,足以容易小型团队和项目,并且足以容纳更复杂的项目。我的团队立即掌握了它,几周后,电子表格是古老的历史。我们都很高兴能加入基于日历的内容计划。