团队如何在世界经济论坛上支持媒体预订

团队如何通过媒体预订解决方案支持世界经济论坛

世界经济论坛(WEF)是国际公私合作组织。该论坛是全球社会所有利益相关者的信任平台,旨在整合和汇总他们改善世界状况的努力。WEF的年度会议是一个独特的协作环境。来自世界各地的领导者和专家重新建立联系,分享见解,获得新的观点,并建立解决问题的社区和倡议,以创造全球影响。

需求

在瑞士达沃斯的2022年WEF 2022上,有超过500名媒体成员在场,包括顶级国际广播公司以及来自世界各地的地区媒体。WEF在达沃斯媒体运营的一部分是为媒体组织提供支持,以访问国会中心并通过以下方式与会议参与者进行现场访谈。

  • 采访室:WEF为媒体工作人员提供专门的地点和特殊设施,以进行现场访谈。他们需要尽可能高效地组织房间预订,以最佳地使用最小摩擦的资源。
  • 电视旋转:希望进入国会中心的电视人员必须提交请求,并由WEF员工在入口处陪同和接送。他们需要一种简化的方法,让每个媒体组织提交请求和WEF团队尽可能顺利地组织皮卡。

解决方案

在使用团队之前,这些需求是通过电子表格,数百个电话,消息传递和电子邮件以及媒体代表与WEF员工之间无数的实时人类互动来满足的。工作人员正在抄录手写笔记并全天更新Excel文件,同时在论坛地面上携带纸质打印输出,通常带有过时的信息。解决预订冲突和适应日程安排更改是一个挑战,需要大量的时间和人员资源。效率低下和额外的工作量为高科技团队造成了压力,因为他们试图防止预订问题升级并保持运行顺利进行。

经过多年的杂耍效率和令人沮丧的过程,WEF团队寻求一种更具创新性的解决方案,可以简化该过程并取得更好的结果。找到一个简单且用户友好的解决方案很重要。WEF媒体团队发现了团队,自2017年以来,已经使用团队进行了良好成功的房间预订。在2022年,该解决方案也扩展到了协调电视旋转的平台。团队首席执行官詹妮·Zhan(Jenny Zhan)在达沃斯(Davos)提供现场支持,亲自协助WEF团队和媒体代表,以确保最佳体验他们所需的工作:书房并组织皮卡。

团队功能

团队是一个日历,但不仅仅是一个日历。团队具有广泛的功能,可以快捷方式捕获,访问,处理,检索和共享信息的方式。它简化了信息输入和输出的物流,而无需定制软件系统并发症。这在WEF 2022的行动功能中表现出来:

  • 匹配需求和可用性:当媒体组织在特定时间需要面试室时,他们可以一目了然地查看所有房间的可用性,每个房间都有自己的专栏和颜色编码。

    一眼预订面试室的可用性 - 每个房间的一列
    一眼预订面试室的可用性,为每个房间显示一列。
  • 隐私自行预订:每个媒体组织都有一个唯一的日历链接,使他们能够在任何可用的插槽上进行预订,而无需与WEF团队联系。独特的粒状访问权限允许每个媒体团队预订房间,并随时更新自己的预订,但阻止他们看到或更改他人的预订细节。
  • 每个人的触手可及的实时更新:当进行新的预订或更改时,日历可以立即访问。实时的预订更新使WEF团队可以以最小的延迟查看和响应个人请求,并概述整个操作的展开。
  • 灵活性:通过在这种动态环境中预订系统实现运营效率是一个巨大的挑战。精心结构的事件字段具有清晰,周到的字段标签是简化通信和维持效率的关键因素。可自定义的系统可以更好地为需要提供和获取特定于上下文信息的各个方面的人提供服务。有了许多自定义活动字段和描述性字段标签,包括一些必需的字段,团队使每个人都可以轻松捕获,处理和分享重要的预订详细信息。所有各方都可以根据需要采取下一个动作,而不会因缺少或放错的信息而失去动力。在每个预订条目中添加的评论包含澄清或其他相关详细信息。
  • 可伸缩性:由于组织电视旋转不涉及任何共享资源(例如房间),因此我们选择为同一主日历中的每个组织创建一个专用的预订子标准。尽管有大量的子标准(远远超过200个),但定制的访问限制了每个媒体组织的访问不超过十几个子卡伦达人,该特定组织可以在这里进行预订。这确保了隐私并整理信息。同时,WEF团队能够在一个页面上看到所有子标准和预订,并可以根据需要切换单个子标准或过滤器,以根据需要进行特定请求。
  • 批量进口:通过此规模的操作,手动处理整个设置将非常耗时且容易出错。值得庆幸的是,团队支持从.csv文件导入的批量。我们能够从需要自定义访问预订日历的组织的Excel列表开始,从而创建所有子标准和数百个日历链接。
  • 移动访问:尽管参与其中的每个人都可以轻松地使用团队的Web界面进行预订并在此上下文中协调所有活动,但Teamup的iOS移动应用程序和Android至关重要,因为大多数需要与该系统进行互动的人都在整个会议过程中进行移动。
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“我们非常感谢您在现场获得支持,这有很大的不同,这确实很有帮助!我们听到了有关团队的积极反馈,做得很好!”
- Di Dai,媒体负责人,公众参与,世界经济论坛

往前走

我们非常感谢与WEF团队的合作,并感谢有机会在如此重要的全球活动中得到支持。这项经验还为我们提供了有关如何改善团队以更好地在WEF和其他大型活动中服务的宝贵见解。