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如何为团体建立房间预订系统

诸如工作场所团队,部门,志愿者和其他人之类的团体可能需要能够预订小组中共享房间的能力。例如,一个团队可以在一个小小的会议室的办公室工作。团队成员可以通过预订日历上所需的时间来使用会议室。这是如何日历管理员可以为一个小组建立房间预订系统。

设置日历

首先,设置子标准结构:

  • 为每个房间或其他共享空间创建一个子标准。将它们设置为禁止重叠事件防止双重预订
  • 为每个属于小组的人创建一个子标准。这是可选的,但是如果您有一组稳定的用户,他们定期使用预订系统,例如小型企业的员工和合作者。这使得很容易看到谁预订了什么,并概述了团队成员发生的事情。
  • 在各自组织单个子登行文件夹,例如一个房间的文件夹,另一个用于团队的文件夹。为每个独特的组创建单独的文件夹(例如A组,B组)很有帮助。请注意,文件夹名称不需要是活动的子标准。

自定义团队成员的日历访问

日历管理员最重要的职责之一是为用户提供访问权限,并为其分配适当的访问权限。对于房间预订系统,用户通常需要请参阅可用性书房但是,不需要修改甚至查看与预订无关的日历数据的能力。

以下是授予访问权限并与用户共享日历的主要步骤:

  1. 转到设置>共享>添加用户(或创建一个链接如果首选)。
  2. 输入单个团队成员的电子邮件地址。
  3. 向下滚动到共享日历部分选择选定的日历
  4. 对于房间子标准,请选择每个子校长的权限级别:
    • 设置许可修改我的事件为了让团队成员查看日历上事件的所有详细信息,请在房间子标准中添加预订,并修改自己的预订。他们可以查看他人预订的所有细节,但将无法更改它们。
    • 设置许可修改我的活动,没有详细信息为了允许团队成员添加和更新自己的预订,并仅查看房间的可用性。他们会看到其他人的所有预订预订的,没有事件详细信息,将无法修改它们。
  5. 对于每个人的子标准,将其许可设置为调整。这将使团队成员能够在自己的子标准中添加和修改事件。
  6. 对于属于其他团队成员的子标准,您有两个选择:
    • 如果您希望团队成员看到彼此的预订和下落,请将许可设置为只读
    • 如果您不希望团队成员看到彼此的日历,请选择没有共享

以下是团队成员弗兰克(Frank)的权限,他有能力查看预订细节和团队成员的日历:

可以查看日历上所有事件的所有详细信息的用户的权限设置。

另一位用户Mark只能获得只能查看房间的可用插槽而无需详细信息,也无法访问其他人的日历。权限看起来像这样:

用户的权限设置,该设置只能访问自己的活动的详细信息和房间的可用性,但无法访问其他用户的信息。

查看更多有关访问权限添加用户。有关预订隐私注意事项的更多信息,请查看这篇博客文章

用户:日历上的书房

预订房间:

  1. 团队成员在需要房间的时间上在日历上创建活动。
  2. 他们将活动分配给房间子校长及其个人子校长。
  3. 他们添加了自定义字段和事件描述中所需的任何详细信息。
在团队中进行房间预订
用户弗兰克在团队中进行房间预订

日历上的过滤预订

你可以切换子标准或使用内置过滤器在预订日历上,查看特定房间的可用性或重点概述预订状态。

使用过滤器的示例

单击下面幻灯片中的箭头,以查看过滤事件的方法并查看房间可用性:

  1. 未过滤:条纹颜色代表了分配事件的子标准的颜色。
  2. 过滤以显示仅预订房间很小通过悬停在该子范围的眼睛图标上。
  3. 通过将悬停在房间子标准的文件夹的眼睛图标上悬停,以显示所有房间的预订。
  4. 在过滤器部分下方的左图中的自定义字段值过滤。
  5. 过滤以在调度程序视图中显示预订,并在其自己的列中使用每个房间。

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团队共享的帖子(@teamupcalendar)

过滤一段时间

要查看某个团队成员的预订或下落,请按照该人的子登山台过滤。要检查一定时间段内所有团队成员的下落,请根据需要调整日历的日期范围,然后按自定义字段选项过滤到下落:

通过自定义字段选项“ FYI / WOOREABOUTS”过滤,以查看一定范围的相关事件。徘徊在任何事件上以查看详细信息。

自定义字段使在日历事件上快速获取视觉线索变得容易:将表情符号分配给任何自定义字段选项,并设置表情符号以在事件标题中显示。

您还可以通过关键字和子标准,关键字和/或自定义字段的组合过滤。看看如何移动应用程序过滤通过关键字,自定义字段或组合。

使用强大的日历视图

Teamup具有多种日历视图,可让您以最少的分心或从日历数据中获得最有用的见解有效地工作。如果您正在处理短期问题,则可以使用调度程序视图在其自己的列中查看每个子标准,每天或多日视图(自定义显示的天数)或周视图。如果周末不相关,则可以调整日历设置以隐藏周末。

计划标题的文本包装在调度程序,日,多天和周的观看次数中支持。在表视图中,事件标题和描述都支持文本包装。表视图是一种以电子表格式格式进行分类和使用日历数据的有力方法。您可以在整洁,可过滤和可排序的视图中查看每个事件的所有详细信息:

表视图中显示的预订日历,由字段排序。

开始现场演示!

您可以尝试使用预填充的示例事件的实时演示。它具有高级管理员访问权限,因此您可以自由探索并尝试任何相关功能,然后再为您的需求创建自定义解决方案。请注意,实时演示日历将自动删除,因此请勿将演示日历用于持续使用。

现在启动现场演示!

于2022年6月7日更新