减少电子邮件麻烦并实现创意协作的5个步骤

电子邮件容易出错,无效作为管理创意团队的一种方式。幸运的是,这不是您唯一的选择。这是减少电子邮件麻烦并过渡到平稳而富有成效的创意工作流程的方法,以五个简单的步骤。

电子邮件是抗生产力

您的创意团队如何合作?

许多团队的默认解决方案是电子邮件。简介和评论通过电子邮件来回飞行。随着项目的进行,草稿存储在朝混乱的文件夹中。详细信息在电子邮件线程中丢失了,很难将正确的信息(Qualkly)获取正确的人。

对于团队成员来说,这是令人沮丧和效率低下的,他们平均处理122封业务电子邮件一天。学习表明电子邮件会增加压力,降低生产率并降低工作满意度

在最坏的情况下,出现错误,最终工作的质量下降。

如果有更好的方法怎么办?

步骤1:绘制您的创作过程

不要抛弃一夜之间的电子邮件。花时间首先建立替换系统。首先绘制团队创作过程中的所有步骤,例如计划和执行营销活动或协调公司博客。

通过电子邮件,随着所有参与者对正在发生的临时情况的反应,创作过程的不同阶段通常会同时发生。您必须花时间弄清楚应该首先发生哪个步骤。向您的团队询问以下一些问题:

  • 该过程从哪里开始?
  • 哪些步骤总是或几乎总是包括在内?
  • 依赖关系在哪里?
  • 参与该过程的关键人物是谁?
  • 他们需要什么样的信息才能做好工作?
  • 需要谁的验证以及何时?

答案有助于使创造力结构。结果并不窒息;它将帮助您为创意团队建立流畅的沟通和项目管理系统。这些问题的清晰度不仅有助于减少电子邮件麻烦,还可以使您的团队做更多令人满意的工作。

步骤2:设置替换系统

一旦步骤或多或少清楚,就该为每日电子邮件乒乓球设置替换系统了。团队很好地适合编辑日历和竞选计划等。

在这一点上,步骤1中的答案越清晰,设置将更容易。例如,将项目阶段和里程碑转换为自定义事件字段可轻松跟踪和可跟踪的更改。

确保回答这些问题:

  • 简介如何共享和存储?
  • 每个项目的关键里程碑是什么?
  • 谁负责每个步骤?
  • 当问题和评论出现时,团队成员如何相互交流?
减少电子邮件麻烦,但依靠一个有组织的系统来管理创意工作流程
当经过精心映射创作过程时,每个里程碑都会转化为路径上的一个步骤。

步骤3:养成团队习惯

现在,该系统已经准备就绪,进行测试运行并让整个团队参与其中。

这通常是过程中最难的部分。如果团队看不到并感受到好处,他们有可能陷入他们所知道的:电子邮件。不是因为它是一个更好的系统,而是因为他们知道它并且感觉很舒服。

在早期阶段,将这些步骤养成每个人的习惯,因为您可以通过更好的系统减少电子邮件麻烦:

  • 通过选定的平台分享简介
  • 通过平台共享状态更新,而是电子邮件或即时消息传递
  • 提出问题并通过平台分享评论
  • 在发送电子邮件查询之前,请在平台上检查项目状态

随着可以通过共享项目平台访问的更新,每个人都会保持意识和井井有条。团队成员无需发送电子邮件,而是可以看到日历上的更改,更新状态,共享文件并将注释全部放在一个地方。即使跨多个位置和时区,这是一种管理创意团队的更容易,更有效的方法。

如果你使用表情符号与自定义事件字段,更新和更改立即可见 - 它们还为项目增添了一定的娱乐性!

可视化和跟踪每个步骤,同时减少电子邮件麻烦
表情符号立即提供信息:今天的帖子已完成和验证,但明天的帖子仍然需要完成。

步骤4:快速存储和检索内容

集中的创作过程有助于实现流体和错误的项目,并提高项目期间和完成后储存和检索信息的易度性。

这就是为什么值得组织项目的所有不同部分的原因,例如社交媒体运动,,,,整个过程的管理。当团队能够快速找到当前工作所需的内容,以及以前的项目中使用的元素,甚至重复的元素时,他们将看到好处。与其重新发明轮子或花费数小时浏览混沌文件夹,他们只会从存储的位置中检索所有信息和内容元素,且易于在日历上找到。

步骤5:随着团队和项目的发展进行调整

与每次更改一样,设置共享的广告系列和内容计划工具需要一些时间和迭代。让团队成员逐步评估和改进系统。

一开始,这可能是每月一次的审查会议。鼓励团队在此过程中记录自发的言论和反馈,并预留每月的时间进行更正式的讨论。随着系统变得更加精致,每季度的签到就足够了。

随着电子邮件负担的减轻,随着时间的流逝,创作过程更容易流动,整个团队将欣赏到创造力,生产力和工作享受的精神空间。创造您自己的团队日历今天开始,或者尝试现场演示