繁忙的图书馆使用团队共享计划职责

图书馆为其社区提供了很多东西,并弗雷德里克县公共图书馆在马里兰州也不例外。这个繁华的图书馆系统包括9个分支机构,忙碌的员工以及向公众提供的服务和计划的完整时间表。他们使用团队来使事情保持共同的计划职责,即使在调整计划和时间表以应对大流行时也是如此。FCPL的项目协调员Courtney Brohawn和C. Burr Artz Public Library的分支机构Beth Heltebridle分享了他们的故事。

所有因素的灵活安排

“如果您住在一个人附近,就不会将活龙从计算中排除在外。”
- J.R.R.托尔金

日程安排不仅仅涉及分配给工作人员的转变。正如托尔金指出的那样,在制定计划时,考虑您现实的所有因素是明智的。对于这个繁忙的图书馆系统,每天都有多个因素。需要在几种情况下(区域,部门,活动,员工分配)考虑事件。

“我们是一个拥有9个位置的图书馆系统。Teamup为我们提供了安排工作转移的灵活性,还可以在每个位置分配多个服务点的员工,同时使所有位置都可以在一个软件中访问。它有助于让所有员工意识到会议,休假,计划等诸如可以帮助时间表的义务。每个日历都使员工能够查看其轮班时间表以及整天将要进行的任何服务点分配。日历是由部门和活动中的活动或服务位置组织的。”

日常义务的共同计划责任

每个位置都有自己的团队主日历,并在工作人员之间分担计划责任。每个日历都使员工能够查看其轮班时间表以及整天将要进行的任何服务点分配。

具有共同计划责任的工作人员使用团队
一个分支库的主日历,由部门和活动或服务位置组织。

“每个位置的领导团队都管理日历。员工每个人都有责任输入日常义务。”考特尼说。这样,没有人负责使每个人都了解到或跟踪重要细节。

所有分支机构的合并操作视图

共同的调度职责和大图表
所有9个分支库的合并日历视图,每种颜色代表一个分支库的时间表和活动。

对于这个规模和复杂性的大型服务组织,保持对整个系统中所有计划和活动的持续概述非常有用。这很容易通过合并iCalendar feed来自每个分支库的日历。Byebye Excel电子表格。您好,要有全新的灵活性和效率。

“团队对我们来说非常好。在更改的服务模型时期,特别是从房屋转移工作的时期,根据需要重新定义日历的能力非常有用。我们设置它的方式可确保仅在维护它时才成功,这是共同的责任,而不仅仅是主管的责任。”

一个合作团队合作的日历和一个大图的观点

“我们要决定的就是如何处理给我们的时间。”
- J.R.R.托尔金

将所有相关信息放在一个地方,使安排更有效。它还有助于消除错误或误解。有了日历上的所有详细信息,无需交叉检查其他软件或进行多个更新。共同的计划职责更容易。一切都保持同步和访问。

“过去,我们尝试过其他没有灵活性团队的调度软件,这对于一个拥有多个位置的组织以及每个位置中客户的几个部门和服务点至关重要。通常,除了以前的调度软件之外,我们还需要提供Excel电子表格,以满足我们的所有需求。”

我们很高兴成为弗雷德里克县图书馆中发生的伟大事物的一部分。谢谢考特尼和贝丝分享您的故事!

标题照片:弗雷德里克县的家庭主妇